Sut Mae Yma yn Dysgu - Hau'r Hadau

Cafodd Yma flwyddyn brysur yn 2022. Gwelsom dwf y tîm, prosiectau newydd, gwerthusiadau, gwaith hwyluso a'n rhyngweithio presennol yn parhau'n gyflym. Wrth i ni orffen hen brosiectau a dechrau rhai newydd, yn naturiol roedden ni'n cario dros rai o'r pethau roedden ni wedi'u dysgu i'r gwaith newydd. Daethom yn ymwybodol, er y cadwyd y brif ddysg, roedd rhai o'r darnau llai o ddysg yn cael eu colli yng ngŵn swyddfa brysur ac ystwyth.

Mae cyflwyno mwy o brosesau rheoli prosiectau ac adolygiadau prosiect eisoes wedi cael effaith ar sut rydym yn cwmpasu ein prosiectau, deall faint o amser y bydd prosiect yn ei gymryd, a pha mor hir yr ydym yn ei wario ar ymgysylltu, felly roeddem yn meddwl y byddem yn rhannu ein proses gyda chi rhag ofn ei fod o werth yn eich sefydliad hefyd.

Yr erthygl hon yw'r gyntaf mewn cyfres o 3, gan ymchwilio i sut mae Yma yn trefnu gwaith prosiect, yn casglu dysgu, ac yna'n ei adolygu i dyfu ein sylfaen wybodaeth fel sefydliad.

Pennod 1 – Hau'r hadau ar gyfer dysgu

Mae prosiectau fel arfer yn dechrau gyda rhyw fath o gytundeb rhwng y cwsmer ac Yma. Mae'r rhain yn aml yn dechrau fel sgyrsiau achlysurol ac yn esblygu i bwynt lle mae Yma yn cael ei gomisiynu i gynhyrchu darn o waith ar bwnc. Yn y cam cwmpasu hwn, mae Yma yn cynhyrchu Dogfen Cychwyn Prosiect sy'n amlinellu'r hyn yr ydym yn disgwyl ei gyflawni, cwmpas y prosiect, amseroedd amser disgwyliedig a manylion cwsmeriaid. Mae'r ddogfen hon yn gweithredu fel canllaw i Yma a'n cwsmer yn ystod y gwaith i wneud yn siŵr ein bod yn aros ar y targed. Mae dogfennau eraill yr ydym yn eu cynhyrchu ar hyn o bryd yn cynnwys siart Gantt o'r cynnydd disgwyliedig a Chofrestr Risg.

Tra bod prosiect yn rhedeg, mae tîm Yma yn cadw cofnod penodol o reoli prosiectau. Mae hyn yn cynnwys yr holl wybodaeth sydd ei angen ar y tîm i redeg y prosiect yn ddidrafferth. Mae gan brosiectau o wahanol feintiau/cwsmeriaid anghenion llywodraethu gwahanol, ond yn gyffredinol, byddem yn creu'r canlynol:

Log gweithredu - i storio, neilltuo, a chofnodi camau gweithredu ar gyfer y prosiect. Yn ddelfrydol un weithred yw un dasg, gan wneud i'r weithred gofnodi arwydd amser real o ble mae'r prosiect nawr a'r flaenoriaeth ar gyfer ein camau nesaf.

Dysgu Log – dyma le i storio unrhyw eitemau dysgu sy'n cropio i fyny. I ni mae hyn yn amrywio o heriau sy'n ymgysylltu â chlinigwyr prysur, i ddatrys materion cydnawsedd technegol, pwyntiau dysgu personol, a syniadau ar gyfer sut y gallem geisio gwneud pethau y tro nesaf.

Penderfyniadau Log – mae'r log hwn yn lle i storio cofnod o benderfyniadau a wnaed yn y prosiect. Mae hyn yn caniatáu inni adolygu'r rhesymeg y tu ôl i'r dewisiadau os oes angen yn y dyfodol. Gellir ei ddefnyddio hefyd fel log newid os yw hynny'n ofyniad.

Cofnod Ymgysylltu – does dim byd yn waeth nag anghofio enw rhywun. Mae'r cofnod hwn yn ein galluogi i gadw nodyn o bwy sy'n rhan o'r prosiect ac ym mha gapasiti, ac i sicrhau bod yr holl bobl berthnasol yn derbyn yr wybodaeth sydd ei hangen arnynt.

Risgiau a Materion Log – dyma le lle rydyn ni'n storio gwybodaeth am unrhyw risgiau annisgwyl i'r prosiect, neu faterion gyda'r prosiect. Mae'n datblygu ein gallu i ragweld risg yn fwy cywir mewn prosiectau yn y dyfodol a rhoi lliniaru ar waith yn gynharach lle bo angen.  

Amser- Mae aelodau'r tîm yn cadw cofnod o'r nifer o oriau maen nhw'n eu treulio ar brosiect. Rydym i gyd yn defnyddio dulliau gwahanol ar gyfer cofnodi hyn, mae'n well gan rai bapur a beiro, rwy'n defnyddio Excel yn bersonol, ac mae eraill yn defnyddio eu calendrau. Nid oes dull cywir nac anghywir, y dull cywir yw'r un y byddwch yn ei ddefnyddio mewn gwirionedd.

Bydd yr erthygl nesaf yn y gyfres hon yn ymchwilio i sut rydyn ni'n paratoi i "olchi i fyny" prosiect pan fydd wedi ei chwblhau, gan ddefnyddio'r wybodaeth a gasglwyd yn ystod y gwaith ei hun.

‍

Ni'n sefydliad ifanc, a dydyn ni ddim wastad yn gwneud pethau'n berffaith. Os oes gennych unrhyw awgrymiadau, sylwadau neu os hoffech weld yr offer rydym yn eu defnyddio yn fanylach, cysylltwch ar Yma@dymani.cymru

‍