Cafodd Yma flwyddyn brysur yn 2022. Gwelsom dwf y tîm, prosiectau newydd, gwerthusiadau, gwaith hwyluso a'n rhyngweithio presennol yn parhau'n gyflym. Wrth i ni orffen hen brosiectau a dechrau rhai newydd, yn naturiol roedden ni'n cario dros rai o'r pethau roedden ni wedi'u dysgu i'r gwaith newydd. Daethom yn ymwybodol, er y cadwyd y brif ddysg, roedd rhai o'r darnau llai o ddysg yn cael eu colli yng ngŵn swyddfa brysur ac ystwyth.
Mae cyflwyno mwy o brosesau rheoli prosiectau ac adolygiadau prosiect eisoes wedi cael effaith ar sut rydym yn cwmpasu ein prosiectau, deall faint o amser y bydd prosiect yn ei gymryd, a pha mor hir yr ydym yn ei wario ar ymgysylltu, felly roeddem yn meddwl y byddem yn rhannu ein proses gyda chi rhag ofn ei fod o werth yn eich sefydliad hefyd.
Yr erthygl hon yw'r ail mewn cyfres o dri, gan ymchwilio i sut mae Yma yn trefnu gwaith prosiect, yn casglu dysgu, ac yna'n ei hadolygu i dyfu ein canolfan wybodaeth fel sefydliad.
Mae'r bennod hon yn ymwneud â'n hadolygiadau, a wnawn ar ôl i brosiect orffen, neu mewn cerrig milltir ar gyfer prosiectau hirach. Rhennir yr adolygiad yn dri cham:
Mae'r cam hwn fel arfer yn cael ei wneud gan ein tîm prosiect. Mae'n cynnwys casglu gwybodaeth ar gyfer yr adolygiad. I ni, mae'n golygu casglu'r canlynol:
o Ddysgu, penderfyniad, a logiau risg
o Gyllidebau ar gyfer oriau a chostau disgwyliedig.
o Oriau a chostau gwirioneddol
o Adborth gan y cwsmer, sydd weithiau angen ei geisio cyn yr adolygiad, ac weithiau mae ar ddod yn organig.
o Ddogfen Cychwyn Prosiect ac unrhyw wybodaeth gwmpasu neu gytundebol arall
Mae'n helpu i anfon y wybodaeth goladu o gwmpas at y bobl sy'n rhan o'r adolygiad mewn digon o amser iddyn nhw ei ddarllen cyn y cyfarfod adolygu, fel nad oes unrhyw un yn dod i mewn i'r cyfarfod yn oer. Mae hyn yn arbennig o wir os yw'r broses hon yn cael ei chynnal amser hir ar ôl i brosiect gael ei gwblhau, neu os nad oedd rhai o'r bobl yn yr adolygiad yn rhan o'r manylion cain.
Mae'r cam hwn yn gofyn am gynnal cyfarfod. Ar gyfer prosiectau mawr gall gymryd sawl cyfarfod, i rai llai, gallai fod yn un neu ddau o bobl yn unig a phot o de. Mae'n ddefnyddiol, hyd yn oed os oeddech chi'n cwblhau prosiect ar eich pen eich hun, i gyflawni'r rhan hon o'r broses gyda rhywun arall gan eu bod yn gallu gweithredu fel bwrdd sain a'ch helpu i weithio drwy'r cwestiynau.
Mae'r adolygiad yn cynnwys gweithio trwy set o gwestiynau y byddwn yn eu cwmpasu yn yr erthygl nesaf ac yn edrych i weld a gafodd y gwaith yr effaith yr oeddem yn ei fwriadu, a'r hyn y gallwn ei symud ymlaen o'r prosiect hwn i wella'r un nesaf.
Y cam olaf fu, i ni, y mwyaf heriol. Does dim pwynt gweithio'n galed o gwbl i wneud adolygiad manwl o gryfderau a gwendidau prosiect os nad ydym wedyn yn rhannu'r wybodaeth honno gyda gweddill y tîm ac yn dysgu fel sefydliad sut i wneud yn well y tro nesaf.
Rydym ar hyn o bryd yn trio sawl ffordd o wneud hyn –
Llyfrgell Ddysgu Yma
Taenlen syml yw hon lle mae pwyntiau dysgu o adolygiadau blaenorol yn cael eu storio. Rydyn ni'n eu categoreiddio yn ôl y prosiect y daethon nhw ohono a'r pwnc. Rydyn ni'n rhestru'r mater a'r ateb. Mae'r llyfrgell wedi'i hidlo fel y gallwn ddidoli'r materion fesul gwahanol gamau o brosiect. Hyd yn hyn, mae gennym labeli gan gynnwys cwmpasu, ymgysylltu, dadansoddi, adrodd, llywodraethu, a chyllid.
Cyfarfodydd tîm
Yn ogystal â'r llyfrgell ddysgu, sydd ar gael i unrhyw aelod o'r tîm archwilio, rydym yn adeiladu dysgu i'n cyfarfodydd tîm. Fel tîm rydym yn cyfarfod unwaith y mis, ac mae cyfran o'r cyfarfod hwnnw'n cael ei roi drosodd i dîm y prosiect i dynnu sylw at y gwersi pwysicaf rydym wedi'u dysgu yn ystod y mis diwethaf.
Yn olaf, mae 'na gyfleoedd rhannu fel hyn. Rydyn ni'n teimlo bod ein proses ddysgu wedi bod mor werthfawr i ni, yr hoffem ei rannu yma rhag ofn y gall eich helpu chi hefyd.
Ni'n sefydliad ifanc, a dydyn ni ddim wastad yn gwneud pethau'n berffaith. Os oes gennych unrhyw awgrymiadau, sylwadau neu os hoffech weld yr offer rydyn ni'n eu defnyddio yn fanylach, cysylltwch ar Yma@dymani.cymru
Mae'r Swyddog Cymorth Prosiect Ewan Lawry yn myfyrio ar ei waith ym gwerthusiad Yma o Wasanaeth Dementia Gorllewin Morgannwg Marie Curie yng ngoleuni ei brofiadau personol gydag aelod o'r teulu â dementia.
Darllen y stori cyflawnMae mis Ionawr yn fis Ymwybyddiaeth Canser Serfigol, darllenwch sut mae Sefydliad Iechyd y Byd yn anelu at ddileu canser ceg y groth erbyn 2100, a sut mae Yma yn helpu'r GIG yng Nghymru i gyrraedd y targedau hyn.
Darllen y stori cyflawn
